Cần chuẩn bị những gì khi nhận được quyết định kiểm tra thuế tại đơn vị?

Những bước chuẩn bị khi nhận được quyết định kiểm tra thuế tại đơn vị

– Tập hợp toàn bộ quyển hóa đơn GTGT đầu ra đã xuất trong thời gian quyết toán ( VD: Quyết toán 5 năm thì chỉ cần mang số liệu của 5 năm đó).

– Bảng kê hóa đơn dịch vụ mua vào có kẹp toàn bộ hóa đơn GTGT đầu vào bản gốc. Với những hóa đơn GTGT có giá trị trên 20 triệu thì nên kẹp (hoặc đánh dấu riêng) kèm theo ủy nhiệm chi qua ngân hàng. Riêng Hóa đơn tài sản cố định và các chi phí cấu thành giá vốn photo lưu kèm Bảng kê VAT. Hóa đơn gốc lưu tại File Tài sản cố định và Phiếu nhập kho.

– Tờ khai thuế các tháng, quý. Xếp theo năm riêng biệt.

– Báo cáo tài chính các năm.

– Quyết toán thuế TNDN, TNCN các năm.

– Báo cáo sử dụng hóa đơn.

– Sổ sách kế toán.

– Hợp đồng mua bán đầu ra và đầu vào, biên bản đối chiếu công nợ các năm. Chú ý đính kèm hợp đồng là biên bản giao nhận hàng hóa, thanh lý hợp đồng.

– Hồ sơ nhân sự gồm : Hợp đồng lao động của những nhân viên có đóng BHXH, nhân viên không đóng BHXH nhưng vẫn có tên trên bảng lương. Chú ý phần phụ cấp trên hợp đồng lao động và cột phụ cấp trên bảng lương phải giống nhau. VD: Phụ cấp : Chức vụ, phụ cấp xăng xe….. hoặc ghi chung chung là : Theo quy chế của công ty. Kèm theo là những quyết định tăng lương, Quyết đinh bổ nhiệm, hoặc bất kỳ quyết định nào liên quan đến nhân sự.

– Toàn bộ phiếu thu, phiếu chi đã kẹp chứng từ đầy đủ.

– Sổ phụ ngân hàng.

– Báo cáo NHẬP – XUẤT – TỒN kho hàng hóa.

– Hồ sơ BHXH.

– Hồ sơ vay vốn ngân hàng: các hợp đồng vay vốn, hợp đồng bảo lãnh và thư bảo lãnh của ngân hàng.

– Tra cứu hóa đơn đầu vào xem có doanh nghiệp nào bỏ trốn hoặc hóa đơn giả : tracuuhoadon.gdt.gov.vn

– Ngoài ra kế toán cũng phải chuẩn bị đầy đủ toàn bộ các công văn đi và đến liên quan đến công việc kế toán như công văn gửi thuế, ngân hàng…. Và tìm hiểu những văn bản luật có liên quan.

Cán bộ thuế thường kiểm tra và xuất toán những gì?

– Hóa đơn đầu ra các năm xem có khớp với doanh thu đã kê khai trên bảng Kết quả kinh doanh? (Trước đó các bạn kế toán cũng nên tự kiểm tra như thế này).

– Kiểm tra hóa đơn GTGT đầu vào : Sẽ xảy ra nhưng tình huống như sau:

+ Sẽ có một vài (hoặc nhiều) doanh nghiệp thuế họ quy vào là doanh nghiệp đã bỏ trốn => hóa đơn đầu vào lấy của doanh nghiệp đó sẽ bị loại bỏ. Lúc này kế toán phải dùng mọi lý lẽ để hóa đơn đó được chấp nhận.

+ Vì thế kế toán cũng cần phải kiểm tra lại từng tờ hợp đồng GTGT đầu vào bằng cách vào mạng tra cứu thông tin về người nộp thuế xem doanh nghiệp đó còn hoạt động hay đã ngừng hoạt động.

+ Doanh nghiệp sẽ bị loại ra rất nhiều khoản chi phí mà theo Thuế cho là không hợp lệ như : Tiếp khách, mua những tài sản, hàng hóa không đúng quy định.

+ Nếu là doanh nghiệp thương mại sẽ bị kiểm tra giá vốn và giá bán. Nếu doanh nghiệp nào đã khai giá bán trên sổ thuế thấp hơn giá thực tế thì lưu ý: Trước đó nên lập ra 1 quyết định ban hành về giá bán có đóng dấu công ty và ngoài ra nhờ đơn vị khác cũng lập 1 báo giá tương tự để lấy căn cứ là công ty đã bán = giá thị trường.

+ Riêng công ty xây dựng hoặc xây lắp thì thuế sẽ kiểm tra thời điểm xuất hóa đơn của từng công trình. Yêu cầu hóa đơn xuất tại thời điểm nghiệm thu bàn giao, nếu xuất sau nhiều ngày sẽ bị phạt 0,05% mỗi ngày trên số tiền thuế chậm nộp.

+ Nếu công ty nào có văn phòng giao dịch tại địa điểm khác địa điểm trên Đăng ký kinh doanh thì phải có mẫu 08 và biên lai nộp thuế môn bài cho địa chỉ đó.

+ Khi mở tài khoản mới tại ngân hàng phải làm mẫu 08 gửi thuế đầy đủ.

Những khoản chi phí thường bị chú ý và dễ bị loại khi quyết toán thuế TNDN

– Xe ô tô: Nếu là xe đăng ký tên công ty thì các hóa đơn mua xăng, sửa chữa xe được phép lấy về tên công ty nhưng cũng không được quá nhiều vì nếu công ty doanh thu thấp thì sẽ bị loại bớt. Còn nếu xe mang tên Giám đốc hoặc cá nhân thì phải làm hợp đồng mượn hoặc thuê lại với giá tượng trưng để Giám đốc không phải nộp thuế TNCN.

– Đồ gia dụng như tivi, tủ lạnh nếu công ty không kinh doanh những mặt hàng đó thì cũng sẽ khó giải trình và cũng bị loại khỏi chi phí.

– Nếu doanh nghiệp chưa góp đủ vốn thì phải hạch toán Nợ 1388/411 đến khi thu đủ thì hoạch toán Nợ 112/1388.

– Doanh nghiệp thừa quá nhiều quỹ tiền mặt thì nên làm một vài hợp đồng mua bán rồi làm thủ tục đặt cọc tiền hàng (nộp tiền vào ngân hàng để chuyển khoản sau đó nhờ đối tác rút lại ngay bằng tiền mặt) hoặc cho cá nhân giám đốc vay.

Kinh nghiệm sắp xếp chứng từ khoa học và thuận tiện cho đoàn kiểm tra

–  Phiếu thu : Đính kèm phiếu thu gồm:

+ Hóa đơn xuất hàng (liên xanh); Hoặc

+ Chứng từ gốc khác nếu có, phiếu xuất kho hàng hóa.

–  Phiếu chi : Kèm theo : Giấy đề nghị tạm ứng, giấy nghị thanh toán kèm hóa đơn gốc ( nếu là hóa đơn GTGT thì chỉ kẹp bản photo) và có giá trị < 20tr.

–  Ủy nhiệm chi: Là chứng từ dùng để thanh toán tiền cho các nhà cung cấp. Đối với các hóa đơn có giá trị từ 20 triệu trở lên bắt buộc phải thanh toán = CK, còn các chứng từ < 20 triệu thì không bắt buộc nhưng vẫn khuyến khích thanh toán = CK. Chứng từ đi kèm ủy nhiệm chi là hóa đơn mua hàng, hóa đơn GTGT ( bản photo) + hợp đồng mua bán hàng hóa.

–  Giấy nộp tiền vào ngân sách nhà nước : Hiện nay đã thực hiện nộp thuế qua mạng nên các bạn vào tải bản giấy nộp tiền về và in ra để lưu làm chứng từ.

–  Phiếu nhập kho : Chứng từ đính kèm là hóa đơn mua hàng, hóa đơn GTGT ( bản photo) + hợp đồng mua bán hàng hóa.

–  Phiếu xuất kho: Kẹp cùng hóa đơn GTGT đầu ra ( liên 3)

–  Đối với hóa đơn thuê nhà nếu giá trị < 100 triệu/năm ( năm tài chính từ 01/01 đến 31/12) thì chỉ cần hợp đồng thuê nhà (không cần công chứng)

–  Tài sản cố định, công cụ phân bổ: Hóa đơn mua sắm tài sản cố định, Bảng tính khấu hao, Bảng tính công cụ và các khoản chờ phân bổ.

–  Ngoài ra, kế toán còn phải in toàn bộ sổ sách kế toán. Chấm lại với chứng từ gốc. Hoàn thiện chứng từ.