Dịch vụ kiểm kê hàng tồn kho

DỊCH VỤ KIỂM KÊ HÀNG TỒN KHO

Kiểm kho là gì?

Kiểm kê hàng tồn kho là một hoạt động thường xuyên được các doanh nghiệp thực hiện để kiểm kê hàng hóa trong kho nhằm nắm được lượng chêch lệch giữa con số trên sổ sách với số lượng thực tế. Thông thường, việc kiểm hàng tồn kho được thực hiện theo tuần, tháng, quý hay năm tùy theo quy mô và số lượng hàng của doanh nghiệp đó. Việc kiểm kê hàng tồn kho thường được giao cho các nhân viên kho, tuy nhiên chủ doanh nghiệp cũng có thể phân quyền cho các nhân viên khác hoặc thuê dịch vụ kiểm kê hàng tồn kho của Công ty Kiểm toán mà có kinh nghiệm kiểm kê để thực hiện công việc kiểm kê hàng tồn kho này.

Tại sao doanh nghiệp phải kiểm kê hàng hóa – kho hàng – tài sản?

Để chốt số tồn nguyên vật liệu, hàng hóa, tài sản tại thời điểm kiểm kê, tính giá thành sản phẩm.

Nắm được thực trạng nguồn lực của công ty tại cuối kỳ kế toán.

Khi mua bán, sát nhập, chia tách công ty.

Khi có chuyển giao nhân sự kho, kế toán.

Khi có yêu cầu quản trị đặc biệt của Ban Giám đốc.

                                                      Kiểm tra số lượng hàng hóa trong kho

Để giúp quý khách hiểu rõ hơn về dịch vụ Kiểm kê hàng tồn kho, Công ty Kiểm toán AACS cung cấp thêm một số thông tin về dịch vụ kiểm kê hàng tồn kho này:

Quy trình kiểm kê hàng tồn kho

Quy trình kiểm kê hàng tồn kho gồm có 3 bước

Bước 1:  Chuẩn bị kiểm kê hàng tồn kho

Bước chuẩn bị này, doanh nghiệp cần thực hiện các bước sau:

Rà soát lại tất cả các mặt hàng, nhất là các mặt hàng: cận date, hỏng, lỗi… từ đó tiến hành thanh lý hoặc tiêu hủy để việc kiểm kê diễn ra thuận lợi, nhanh chóng.

Để tránh bỏ sót hàng hóa cũng như việc kiểm kê hàng tồn kho dễ dàng thì cần Phân định khu vực kiểm kê tùy thuộc vào quy mô doanh nghiệp.

Kiểm tra số lượng hàng hóa.

Nếu hoạt động kiểm kê hàng tồn kho sẽ ảnh hưởng tới thời gian giao hàng hoặc nhập hàng từ đối tác, doanh nghiệp cần có những thông báo tới họ để không mất uy tín của mình.

Bước 2:  Tiến hành kiểm kê hàng tồn kho 

Thường kế toán, chủ cửa hàng hay một đối tác công ty bên ngoài như kiểm toán là những người chịu trách nhiệm kiểm kê để đảm bảo kết quả kiểm kê được chính xác và khách quan. Việc kiểm kê cần lưu ý các vấn đề sau:

Phải dùng biên bản kiểm kê hàng tồn kho làm căn cứ. Từ phần mềm quản lý hàng tồn kho, hoặc lấy từ báo cáo tồn kho hàng ngày và thẻ kho để có được danh sách hàng hóa phục vụ việc kiểm kê dễ dàng hơn.

Kiểm tra và đối chiếu số liệu sau kiểm kê:

Nếu tất cả mọi số liệu đều khớp với báo cáo là điều doanh nghiệp nào cũng mong muốn. Nhưng trong trường hợp có sự sai lệch, người chịu trách nhiệm về tồn kho phải giải trình về vấn đề này. Sự sai lệch này có thể được gây ra bởi nhiều nguyên nhân như: báo cáo hàng ngày sai, bán hàng nhưng không quét mã vạch hay ghi sổ, do thất thoát hàng, do hao hụt khi chuyển vị trí…

Bước 3:  Thống kê, tổng kết số liệu sau kiểm kê hàng tồn kho

Sau khi kiểm kê, bước tiếp theo là cần phải đối chiếu số liệu thực tế với số liệu trên sổ sách và điều chỉnh lại theo đúng với số thực tế.

Dưới đây là một số lưu để ý hoạt động kiểm kê hàng tồn kho diễn ra thuận lợi:

Việc kiểm kê nên diễn ra định kỳ và có kế hoạch cho mọi việc. Cần đối chiếu việc kiểm kê với sổ sách, hay phần mềm quản lý kho.

Hàng hóa trong kho cần được bố trí khoa học, hợp lý, có thẻ kho hay dán nhãn. Điều này vừa giúp cho việc quản lý kho dễ dàng vừa tạo điều kiện thuận lợi để việc kiểm kho nhanh chóng và chính xác.

Nên có những văn bản để những người liên quan xác nhận trong quá trình kiểm kê. Đây là căn cứ để quy trách nhiệm nếu những trường hợp không mong muốn xảy ra.

Một số lưu ý để hoạt động kiểm kê hàng tồn kho diễn ra thuận lợi:

Việc kiểm kê nên diễn ra định kỳ và có kế hoạch cho mọi việc. Cần đối chiếu việc kiểm kê với sổ sách, hay phần mềm quản lý kho.

Hàng hóa trong kho cần được bố trí khoa học, hợp lý, có thẻ kho hay dán nhãn. Điều này vừa giúp cho việc quản lý kho dễ dàng vừa tạo điều kiện thuận lợi để việc kiểm kho nhanh chóng và chính xác.

Nên có những văn bản để những người liên quan xác nhận trong quá trình kiểm kê. Đây là căn cứ để quy trách nhiệm nếu những trường hợp không mong muốn xảy ra.

Việc tuân thủ đúng các bước trong quy trình kiểm kho chuẩn này sẽ giúp quá trình này đạt hiệu quả tốt nhất. Tuy nhiên, tùy thuộc vào từng doanh nghiệp mà có những điều chỉnh khác nữa cho phù hợp.

Cách kiểm soát kho hàng

Cách quản lý kho hàng hóa đơn giản, tránh thất thoát

Sắp xếp kho ngăn nắp. Điều kiện đầu tiên để quản lý kho dễ dàng hơn đó là luôn giữ cho không gian kho được sạch sẽ, ngăn nắp. …

Dán nhãn hàng hóa. …

Sử dụng thẻ kho. …

Kiểm kho thường xuyên. …

Hạn chế nhân viên tiếp cận kho. …

Sử dụng phần mềm chuyên dụng để quản lý kho

                                                       Thiết kế lối đi giữa kệ kho để hàng

Các phương pháp kiểm kê hàng tồn kho

Phương pháp kê khai thường xuyên

Theo dõi thường xuyên, liên tục, có hệ thống

Phản ánh tình hình nhập – xuất kho, hàng hóa tồn kho

Giá trị hàng xuất có thể tính được ở bất kỳ thời điểm nào

Trị giá hàng tồn kho cuối kỳ = trị giá hàng tồn kho đầu kỳ + trị giá hàng nhập kho trong kỳ – trị giá hàng xuất kho trong kỳ.

Đối tượng áp dụng

Các đơn vị sản xuất như công nghiệp, xây dựng, lắp đặt,…

Các đơn vị thương nghiệp kinh doanh các mặt hàng có giá trị lớn như máy móc, thiết bị,…

Phương pháp kê khai định kỳ

Phản ánh hàng tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ, không phản ánh thường xuyên, liên tục và không phản ánh được từng đợt xuất – nhập hàng trong kỳ.

Giá trị hàng xuất trong kỳ chỉ tính được vào cuối kỳ.

Giá trị hàng hóa xuất = trị giá hàng tồn kho đầu kỳ + tổng trị giá hàng nhập kho trong kỳ – trị giá hàng tồn kho cuối kỳ

Đối tượng áp dụng

Các đơn vị kinh doanh mặt hàng có giá trị thấp, số lượng lớn, nhiều chủng loại, quy cách, mẫu mã

Các đơn vị chỉ sản xuất một loại sản phẩm, hàng hóa.

Công việc hạch toán dồn vào cuối kỳ

Kiểm tra không thường xuyên nên không thể nắm chắc tình hình xuất – nhập kho sẽ gây hạn chế quá trình kế toán kho

Khó phát hiện những sai sót, xác định nguyên nhân của những sai sót này lại càng khó

Quy trình kiểm kê tài sản, hàng tồn kho

Trình tự thủ tục kiểm kê tài sản được tiến hành theo một số bước như sau.

Bước 1: Thành lập Hội đồng kiểm kê hàng tồn kho, kiểm kê tài sản …

Bước 2: Tiến hành kiểm kê hàng tồn kho tại các đơn vị trực thuộc. …

Bước 3: Tổng hợp số liệu hàng tồn kho. …

Bước 4: Xử lý số liệu, lập Báo cáo kết quả kiểm kê hàng tồn kho …

Bước 5:  Báo cáo kết quả Kiểm kê hàng tồn kho

Chi phí cho dịch vụ kiểm kê hàng tồn kho thường phụ thuộc vào các yếu tố sau nếu doanh nghiệp thuê ngoài để thực hiện dịch vụ kiểm kê hàng tồn kho:

• Vị trí kiểm kê hàng tồn kho.
• Loại tài sản, hàng hóa cần kiểm kê, quy cách đóng gói và tỷ trọng của các loại hàng hóa tại mỗi kho.
• Yêu cầu kiểm kê cụ thể của khách hàng
• Số lượng nhân sự trên từng kho cần kiểm kê.

Hãy liên hệ ngay với AACS nếu Doanh nghiệp bạn có nhu cầu thuê dịch vụ kiểm kê hàng tồn kho qua thông tin như sau:

CÔNG TY TNHH KIỂM TOÁN AACS

Điện thoại: 028 66 500 381 -0908 688 550

Email: info@aacs.com.vn