03 bước kiểm kê hàng tồn kho

03 bước kiểm kê hàng tồn kho

Bước 1 : Chuẩn bị

• Rà soát lại tất cả các mặt hàng, nhất là các mặt hàng: cận date, hỏng, lỗi… từ đó tiến hành thanh lý hoặc tiêu hủy để việc kiểm kê diễn ra thuận lợi, nhanh chóng.
• Để tránh bỏ sót hàng hóa cũng như việc kiểm kê hàng tồn kho dễ dàng thì cần Phân định khu vực kiểm kê tùy thuộc vào quy mô doanh nghiệp.
• Nếu hoạt động kiểm kê hàng tồn kho sẽ ảnh hưởng tới thời gian giao hàng hoặc nhập hàng từ đối tác, doanh nghiệp cần có những thông báo tới họ để không mất uy tín của mình.

 Bước 2: Thực hiện

• Thường kế toán, chủ cửa hàng hay một đối tác công ty bên ngoài như kiểm toán là những người chịu trách nhiệm kiểm kê để đảm bảo kết quả kiểm kê được chính xác và khách quan.
• Phải dùng biên bản kiểm kê hàng tồn kho làm căn cứ. Từ phần mềm quản lý hàng tồn kho, hoặc lấy từ báo cáo tồn kho hàng ngày và thẻ kho để có được danh sách hàng hóa phục vụ việc kiểm kê dễ dàng hơn.
• Trường hợp có sự sai lệch, người chịu trách nhiệm về tồn kho phải giải trình về vấn đề này. Sự sai lệch này có thể được gây ra bởi nhiều nguyên nhân như: báo cáo hàng ngày sai, bán hàng nhưng không quét mã vạch hay ghi sổ, do thất thoát hàng, do hao hụt khi chuyển vị trí..

​Bước 3:  Thống kê, tổng kết số liệu sau kiểm kê

Sau khi kiểm kê, bước tiếp theo là cần phải đối chiếu số liệu thực tế với số liệu trên sổ sách và điều chỉnh lại theo đúng với số thực tế.

Lưu ý khi kiểm kê hàng tồn kho

• Việc kiểm kê nên diễn ra định kỳ và có kế hoạch cho mọi việc
• Hàng hóa trong kho cần được bố trí khoa học, hợp lý, có thẻ kho hay dán nhãn.
• Nên có những văn bản để những người liên quan xác nhận trong quá trình kiểm kê.